Auditoría operativa de compras

Auditoria de Compras
Estrategia de Compras - Revisión del Gasto - Búsqueda Proveedores - SRM - Estrategía por Categoría - Administrción PPV - Reducción de Costos.

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Auditoría de la Operación

Las operaciones de Adquisiciones y compras actúan como el núcleo principal de las operaciones en la cadena de suministro en cualquier organización. Es un campo altamente técnico que llega a involucrar entre el 50 al 80% del costo total de las operaciones en cualquier Industria.

El proceso de Adquisiciones no trata del solo comprar bienes y servicios al precio más bajo, con la mayor calidad y menor tiempo sino de la Administración eficiente, total, honesta y Ética, de la documentación y actividades en la cadena de suministro a fin comprar los bienes y servicios al mejor costo total de adquisición, incluyendo costos de almacenaje, seguros, fletes, impuestos, costos administrativos de manejo del inventario, etc., en la cantidad mínima correcta, el menor tiempo y la mejor calidad coadyuvando con la mejora continua y desarrollo de los proveedores de la empresa.

Procedimiento de Auditoria de Compras Flujo de Auditoría de Compras - Extremo a Extremo.

La efectividad, eficiencia y comportamiento económico del departamento de Compras son puntos críticos debido a que existe una directa correlación con la Contabilidad de Costos, las Finanzas y la salud de la empresa. Nuestro servicio se basa en un plan detallado de Auditoria de Valor Agregado utilizando no solo el amplio conocimiento técnico, funcional y Profesional de nuestros consultores sino también usando estrategias Internacionales de Compras, herramientas estadísticas y de proceso.

La Importancia de la Auditoría de Compras

La Función de Compras-Adquisiciones es siempre vulnerable a transacciones fraudulentas debido a que involucra transacciones económicas altamente importantes. Es usual el encontrarnos con transacciones no éticas de agentes de compras y superintendentes o Jefes de Áreas quienes proveen información confidencial y rangos de precios, reciben beneficios directos y se involucran en precios especiales arriba del costo, con los proveedores de la compañía causando sobrefacturación; algunas otras actividades de compras no éticas involucran los conflictos de intereses, facturas ficticias y acciones de corrupción.

Las Mayores oportunidades de Fraude dentro de una organización se localizan en el área de compras y adquisiciones.

El Servicio de Auditoría Integral de Compras es uno de nuestros servicios profesionales que otorga una valoración independiente de todas las operaciones de Administrativas, Operacionales y Documentales de Adquisiciones, en forma Analítica, Sistemática y Objetiva. No solo revisa los procesos internos y externos sino también el nivel de honestidad de los Agentes de Compras y Jefes/Superintendentes de Áreas detectando actividades fraudulentas y así también detectando Oportunidades de Reducción de costo y Oportunidades de Mejora.

Se recomienda que se realice una Evaluación Independiente y Objetiva cuando menos una vez al año a fin de contar con una operación saludable de Adquisiciones disminuyendo el riesgo y mejorando la operación.

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Beneficios de la Auditoría

1.- Promueve y Asegura el desempeño Ético, Profesional y Honesto de los agentes de Compras y Jefes de Áreas responsables de Aprobación de Contratos o Servicios;
2.- Detecta desviaciones en Actividades/Transacciones y Documentación de Compras, desde Políticas documentales Internas hasta Políticas de ISO 9000 / ISO 14000, etc.;
3.- Obtiene un Resultado de Auditoria Objetivo, Profesional e Independiente;
4.- Detecta Conflictos de Intereses;
5.- Acelera procesos de compra;
6.- Detecta Oportunidades de Mejoras de Precios;
7.- Incrementa la Productividad;
8.- Provee una base solida para la mejora de la comunicación;
9.- Apoya en la reducción de Inventario e Inventario Obsoleto;
10.- Mejora el Flujo de Efectivo;
11.- Mejora la Utilidad de la empresa;
12.- Elimina Sobrefacturación y arreglos especiales Proveedores-Agentes de Compras;
13.- Aumenta la eficiencia de los agentes y departamento de compras;
14.- Minimiza tiempo de Respuesta de compras (Intradepartamental);
15.- Mejora la comunicación del departamento con Almacén, Producción, Mantenimiento, Logística, Gerencia, Etc.;
16.- Elimina las Actividades que no agregan valor en la operación de Adquisiciones/Compras;
17.- Construye una base firme para el Desarrollo de los proveedores;
18.- Mejora la efectividad del control Operativo en Adquisiciones/Compras;
19.- Detecta cuellos de Botella que afectan a la operación;

Algunos de nuestros entregables de valor:

A.- Reporte de Auditoría de Compras (Determina si los procedimientos, procesos y documentación para el proceso de adquisiciones y contraltos se encuentran de acuerdo a las políticas de la Compañía (el cliente).
B.- Resultados encontrados de la existencia de compras no autorizadas o fraudulentas;
C.- Oportunidades de reducción de costo disponibles;
D.- Reporte Independiente del nivel de ética de los agentes de compras.
E.- Lista de actividades que no agregan valor e ineficiencias en el proceso y departamento de compras.
F.- Lista de hallazgos de documentación Invalida o faltante en las transacciones de compras de acuerdo a políticas internas.
G.- Diagrama de Flujo de proceso Actual vs Documentado;
H.- Lista de recomendaciones en prácticas y políticas.
I.- Revisión del cumplimiento de los objetivos, políticas y procedimientos de compras;
J.- Evaluación Independiente y objetiva de las operaciones de adquisiciones y compras.
K.- Otros entregables que no se muestran en esta página.

Algunos de nuestros objetivos dentro de la Auditoría de Compras

Proveer información profesional, experimentada e Independiente a la Empresa-cliente;
Proveer una opinión Independiente acerca de la ética, eficiencia y efectividad respecto al debido uso de los fondos de la compañía en el ciclo de proceso del departamento de compras;
Detectar actividades no éticas o fraudulentas;
Proveer Información Independiente respecto a la Ética y Eficiencia de los agentes de compras;
Recomendaciones en oportunidades de costos (costo total de adquisición);
Mejorar el flujo de efectivo;
Proveer la seguridad a la Alta Dirección de Compras No Fraudulentas, Éticas y Sanas con igualdad de oportunidades para los proveedores;
Reportar el nivel de Cumplimiento de Compras así como el Cumplimiento a la Evaluación de Proveedores;
Otros Objetivos que no se muestran en esta página.

Servicios Adicionales en Compras-Cadena de Suministro

Auditorías a Instalaciones y Procesos de Proveedores
Auditorías remotas, y logística a Proveedores
Análisis y Programas de Mejora de Calidad Seis Sigma
Análisis de Tiempos y Movimientos
Análisis de Tiempo Total de Surtido (Lead Time)
Búsqueda de mejoras de precios y proveedores opcionales
e-RFI | e-RFP | e-RFQ | e-Subastas
E-Procurement
Evaluación a Proveedores
Herramienta de Calidad Cinco “5 S`”
Outsourcing de Compras
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